電話対応も“もっと自由に”できる時代に
「会社の固定電話って、本当にまだ必要？」と感じたことはありませんか？
かつては会社のデスクに固定電話があるのが当たり前でしたが、今や働き方は大きく変化しています。テレワークの普及や外出先での対応の必要性が増えたことで、固定電話の使い勝手の悪さや不便さを感じるシーンが増えてきました。
特に小規模な企業や個人事業主にとっては、電話対応のために誰かが常にオフィスにいなければならない状況が、大きな負担となることもあります。そんな中、注目されているのが「スマホへの電話移行」です。
実は、今多くの企業が“会社の電話”をスマホに切り替え始めています。スマホでも会社の代表番号を使って着信や発信ができたり、社員同士で内線通話を行えたりと、便利な機能が次々と登場しています。そのおかげで、社員一人ひとりがオフィスに縛られず、もっと自由に働ける環境が整いつつあるのです。
この記事では、法人・事業主の方向けに、固定電話をやめてスマホに完全移行する方法や、導入時に検討したいおすすめのサービス、さらに実際に導入する際によくある不安や疑問点まで、やさしく丁寧に解説していきます。
初めての方にもわかりやすくご紹介していきますので、ぜひ参考にしてくださいね。
固定電話を廃止する企業が増えている理由
近年、多くの企業が「固定電話の廃止」を選択するようになってきました。その背景には、現代の働き方やコミュニケーションスタイルの大きな変化があります。
テレワークや外回り、サテライトオフィスの利用など、社員がオフィス以外で働く場面が増えたことで、従来の“固定電話”では対応しきれないケースが目立つようになりました。
また、各デスクに設置された電話機の台数が増えるほど、保守管理や交換対応、配線工事といった運用コストも膨らみがちです。これに加えて、電話番のために誰かが常に出社しなければならないという状況は、業務効率の面でもマイナスと捉えられるようになっています。
さらに、働き方改革の推進や人材の多様化が進む中で、場所にとらわれずに柔軟に仕事ができる体制を整えることが企業にとっての課題となっています。
こうした背景から、スマホやクラウドPBXなどを活用して、会社の代表番号や内線をスマホで運用するという選択肢が注目されているのです。
スマホに切り替えることで、従来の電話機能はそのままに、業務の自由度や生産性が大きく高まるというメリットがあります。
スマホでも“会社の電話”ができるって本当？
はい、本当です。最近は「クラウドPBX」や「電話転送サービス」を利用することで、従来の固定電話機能をそのままスマホで再現できるようになりました。外出中でもオフィスにいるかのように電話対応ができるため、働く場所を選ばず、より柔軟な働き方が可能になります。
たとえば、会社の代表番号にかかってきた電話をスマホで受け取ることができますし、社員同士の内線通話もスマホアプリ上でスムーズに行えます。これにより、部署間の連携もスピードアップし、業務効率が高まります。
さらに、スマホからお客様に電話をかける際にも、“会社の番号”を表示して発信することができるため、ビジネスシーンでも違和感がありません。プライベートな番号を使う必要がないので、プライバシーの保護にもつながります。
また、これらの機能は専用のアプリやクラウドサービスを通じて提供されており、ITの知識があまりない方でも、導入マニュアルに沿って設定するだけで簡単に使えるのも魅力のひとつです。
加えて、着信履歴や通話録音、着信時間帯に応じたルール設定など、便利な機能も多数あり、ただ電話を受けるだけでなく、顧客対応や社内管理にも役立つツールとして注目されています。
「スマホでもここまでできるんだ！」と驚く方も多いはず。まさに、現代のビジネスにぴったりな電話のカタチと言えるでしょう。
法人におすすめの電話転送・クラウドPBXサービス
スマホ移行をスムーズに進めるためには、自社の規模や業種、求める機能に合った信頼性の高いサービスを選ぶことがとても大切です。近年は多くの事業者がさまざまなニーズに対応したクラウドPBXサービスを提供しており、使い勝手や料金体系、サポート体制などもサービスごとに異なります。
ここでは、特に人気があり、多くの企業や個人事業主から支持を集めている代表的な3つのサービスをご紹介します。それぞれの特徴を比較しながら、自社に合ったサービスを見つけてみてくださいね。
1. MOT/PBX（エムオーティー ピービーエックス）
- スマホアプリでの内線・外線機能が充実しており、外出先でもオフィスにいるかのように通話が可能です。
- 通話録音・通話履歴の管理機能があり、顧客対応の品質管理や情報共有にも役立ちます。
- 24時間365日のサポート体制があるのも安心材料です。
- 拠点が複数ある企業でも一元的な管理が可能で、スムーズな連携がとれます。
2. 03plus（ゼロサンプラス）
- 東京03や大阪06などの市外局番をスマホで利用できるため、信頼感のある番号での通話が可能です。
- 個人事業主や少人数のオフィスに特化した設計で、導入コストを抑えつつ必要な機能をしっかりカバー。
- 専用アプリが使いやすく、ITが得意でない方でも安心して利用できます。
- 簡単な申し込み手続きで、即日開通も可能な点が魅力です。
3. クラコール（KuraCall）
- フリーダイヤルや050番号など多彩な番号に対応しており、顧客対応の幅が広がります。
- 月額料金が抑えめで、小規模事業者にも導入しやすいプラン設計。
- 必要最小限の機能をシンプルに提供しているため、初めてのクラウドPBX導入にもおすすめです。
- サポート体制も丁寧で、導入時の不安を減らしてくれる点も好評です。
転送後のスマホ対応はどうする？よくある疑問にお答えします
スマホへの電話転送が実現しても、「実際の運用ではどう対応すればいいの？」と不安を感じる方も多いかもしれません。ここでは、よくあるシチュエーションや心配ごとについて、ひとつずつ丁寧にお答えしていきます。
担当者が不在のときは？
スマホに転送された電話でも、担当者が出られない場合は「留守番電話」「自動音声ガイダンス」「ほかの担当者のスマホへの自動転送」などで対応可能です。たとえば、「◯◯へのご用件は1を、△△へのご用件は2を押してください」といったガイダンスを設定することで、適切な担当者につなげられます。
また、留守番電話機能では、メッセージを音声データとしてメールで受け取ることもできるので、外出先でも内容確認がしやすく、折り返しもスムーズに行えます。急ぎの案件も取りこぼすことなく、信頼ある対応が可能になります。
社内の通話履歴や内容を共有したいときは？
クラウドPBXの多くには「通話履歴管理」「通話録音」「メモ機能」などが搭載されており、誰がいつ誰と話したのか、どのような対応をしたのかをあとから社内で確認できます。
これにより、例えば営業担当の代わりにサポート担当がフォローアップしたいときも、履歴を見ながら適切な対応が可能になります。さらに、録音された内容はクレーム対応やトラブル防止にも役立ち、チーム全体の対応品質を底上げできます。
セキュリティが心配です
スマホで会社の電話を扱う場合、「情報漏洩しない？」「プライベートと混在しない？」といった不安を持つ方も多いです。
ですが、法人向けの電話サービスはセキュリティ面もしっかり対策されています。通話は暗号化されており、通信内容が第三者に漏れる心配はほとんどありません。また、万が一スマホを紛失してしまった場合も、アプリからリモートでログアウトしたり、アクセス制限をかけたりする機能が備わっています。
仕事用とプライベート用の番号をアプリで使い分けることもできるため、1台のスマホでも安心して業務に使えるのが大きな魅力です。
スムーズに移行するための準備とコツ
スマホ移行を成功させるためには、事前の計画と社内での共有がとても大切です。やみくもに切り替えを行うのではなく、ステップを踏みながら進めることで、社員全体が無理なく新しい運用に慣れていくことができます。
- まずは現在の電話の利用状況を整理しましょう。どの部署がどれだけ電話を使っているのか、外部との通話は多いのか、内線の使用頻度はどれくらいかを把握することが、適切なサービス選びにもつながります。
- 導入するクラウドPBXや電話転送サービスの機能を確認し、自社の業務フローにマッチするかどうかを見極めます。たとえば、留守番電話や着信ルール設定、通話録音の有無など、細かな機能まで目を通しておくと安心です。
- 社員への使い方マニュアルの作成も忘れずに。特にスマホに慣れていないスタッフや、新しいアプリの導入に不安を持つ方にとっては、画像付きの手順書があると心強いです。操作説明会を開くのも効果的です。
また、いきなり全社導入するのではなく、まずは数人の部署から試験的に運用を始めるのもよい方法です。実際に使ってみることで、予想外の課題や改善ポイントが見えてきますし、使い慣れたスタッフが他の社員へのサポート役になることもできます。
こうした準備を丁寧に行うことで、スマホへの移行はスムーズに進み、「これで十分！」と実感できる運用体制が整っていきます。
まとめ｜“電話”のカタチを見直して、もっと自由な働き方へ
「電話＝オフィスの机の上に置かれた受話器」といったイメージは、もはや過去のものになりつつあります。現在は、スマートフォンやクラウドサービスの進化により、従来の固定電話の役割をスマートかつ柔軟に担うことができる時代です。
スマホへの切り替えは、単なる設備の変更ではなく、企業や個人の働き方そのものを見直す大きな転機でもあります。場所に縛られずに仕事ができるというのは、従業員にとっての大きなストレス軽減にもつながりますし、業務効率や顧客対応力の向上にも寄与します。
また、固定電話をやめることで、電話対応のためだけにオフィスに出向く必要がなくなったり、電話番のために時間を割かれるといった非効率な状況も解消されます。限られたリソースを有効に活用するための選択肢としても、スマホへの完全移行は非常に理にかなった方法といえるでしょう。
この記事が、固定電話のあり方や自社の電話運用について改めて見直すきっかけになれば幸いです。もし少しでもご興味をお持ちいただけたなら、まずは無料で使えるクラウドPBXのサービスなどを比較してみるところからスタートしてみてはいかがでしょうか？
小さな一歩が、きっと大きな働き方改革につながっていくはずです。
